Associatif
Titis 2022 : les bénévoles
Les Titis Parisiens sont depuis quelques années une compétition majeure sur le circuit de la Canne de Combat : même si beaucoup de tireurs ne viennent qu’à cet événement de toute la saison, il n’en demeure pas moins que cette compétition rassemble régulièrement beaucoup de tireurs de toute la France et de l’étranger. Sa position géographique en plein Paris la rend bien évidemment facile d’accès, mais ce n’est pas sur les raisons de son succès que je souhaite revenir dans cet article, mais davantage sur le travail que cette compétition représente pour toutes celles et ceux qui s’y investissent pour faire en sorte qu’elle ait lieu, dans les meilleures conditions.
J’entends souvent que le milieu sportif repose en France sur la passion des bénévoles, et je le comprends d’autant plus facilement par le prisme de l’organisation des Titis Parisiens. Je souhaiterais dans cet article partager avec vous un peu des coulisses de cette compétition et éventuellement quelques outils qui permettront à d’éventuels motivés de se lancer dans l’organisation d’un tel événement.
Rétro-planning
La première étape consiste à anticiper un certain nombre de tâches que nous aurons de toute façon à accomplir. Même si cela fait pas mal d’années que nous organisons cet événement en coopération avec les membres de [CED] et [L13] et ainsi que de nombreuses actions par lesquelles nous devons passer sont devenues des routines, il n’en demeure pas moins que certaines doivent être réalisées bien en amont de la compétition. Ainsi, la réservation d’un gymnase à Paris demande à ce que nous nous y prenions au mois de mai pour la saison suivante. La demande est transmise au CDSBF75 qui réserve le gymnase pour le mois de Janvier auprès de la DJS de Paris.
Une fois la réponse de la DJS reçue (souvent avant le mois de septembre), nous tâchons d’intégrer l’information dans nos communications afin que toutes les personnes intéressées par la compétition puissent réserver la date à l’avance (et donc bénéficier de tarifs avantageux pour ceux et celles qui viennent de loin).
De même, tout ce qui demande de passer commande auprès de fournisseurs extérieurs (affiches, médailles…) doit être prévu relativement à l’avance pour éviter de fâcheux retards.
Enfin le gros du travail commence entre un mois et deux semaines avant le jour J, quand tout le monde commence un peu à réaliser que la date fatidique approche à grands pas et qu’il reste encore beaucoup à faire.
Voici donc un rétro-planning de ces Titis 2022 :
| J-251 | mai 2021 | réservation du gymnase |
| J-144 | septembre 2021 | première communication |
| J-106 | octobre 2021 | création de l’affiche et des différents visuels |
| J-68 | novembre 2021 | événement Facebook, e-mail pour annoncer l’événement impression de l’affiche |
| J-38 | décembre 2021 | impression des badges commande des cannes première réunion de l’équipe d’organisation diffusion du lien d’inscription |
| J-14 | mi-janvier 2022 | estimation des quantités de nourriture |
| J-7 | une semaine avant | réservation du bar point sur le matériel |
| J-5 | semaine précédente | communication des informations de la compétition achat du matériel manquant |
Bénévoles : qui sont-ils ?
Nous distinguons en général 3 types de bénévoles :
- le « noyau dur », ceux et celles qui font en sorte que la compétition ait lieu en apportant avant et après leur aide pour . Nous les appelons les « organisateurs« , ou « orga ». Cette saison nous étions au nombre de 12 : Amélie, Andréas, Camillo, François, Jocelyn, Julien, Kévin, Marjolaine, Martial, Paul, Zippo et moi.
- ceux et celles qui ont été recrutés par l’orga responsable de ce poste, et qui aident surtout pendant la compétition (les « orgas » étant souvent tireurs, officiels, D.O., etc). Ceux-là sont nommés plus conventionnellement les « bénévoles« . Ils étaient 8 : Abdelamine, Eric, François, Jacques, Mia, Pascal, Simon, Yanis.
- enfin les officiels convoqués par l’orga en charge du corps arbitral, qui sont la plupart du temps des officiels diplômés (régionaux et nationaux) ou en cours de formation (les Titis leur permettent donc de valider partiellement leur formation) que nous défrayons mais qui ne reçoivent pas de vacation. Ils étaient au nombre de 6 : Alexandre, Christelle, Daniel, David, Paulo, Robert.
Tâches accomplies et quantité d’heures consacrées
Nous ne le faisons pas à chaque fois (c’est peut-être un tort) mais pour cette édition nous avons décidé de faire le bilan des heures que nous avons consacrées à l’organisation de la compétition. Bien évidemment il ne faut pas prendre toutes les tâches comme obligatoires pour toutes les compétitions (notamment les 131 heures de développement de CanneCounter…), mais cela peut vous donner des ordres de grandeurs.
Il faut également prendre en compte que nous étions 12 pour accomplir tout cela et que certaines tâches se recoupent (les « réunions » indiquées sont peu ou prou les mêmes pour tout le monde).
| Conception de l’affiche | 8h |
| Confection cannes podium | 6h |
| Réunion | 4h |
| Convocation officiels | 2h |
| Divers | 5h |
| Réunions | 8h |
| Récupération et préparation caméras | 2h |
| Choix caméras location | 2h |
| Vidéo + montage | 2h |
| Achat trousse de secours | 1h |
| Assemblage/démontage du matériel | 2h |
| Réunions | 4h |
| Remontage du matériel | 2h |
| Copie et tri des vidéos | 2h |
| Renvoi des caméras | 1h |
| Compression et envoi des vidéos | 1h |
| Compilation et export des photos | 1h |
| CanneCounter développement | 131h |
| CanneCounter application Android | 20h |
| CanneCounter application simplifiée | 6h |
| Réunions | 8h |
| caisses et matériel | 8h |
| Tester les cliqueurs | 2h |
| Créer la compétition, émarger | 6h |
| Réunion formation | 4h |
| Inventorier et ranger les caisses | 2h |
| Faire les comptes et rembourser | 3h |
| Retracer nouveau plan | 3h |
| Mise en forme des retours | 1h |
| Administratif divers | 3h |
| Création de la pastille sur les médailles | 4h |
| Recherches, commande des médailles | 2h |
| Recherche, commande des badges | 2h |
| Commande des affiches | 1h |
| Tests CanneCounter + vidéos + upload | 2h |
| Développement application Titis Jeunes | 24h |
| Rédaction et envoi de mails | 8h |
| Récupération et liste du matériel | 2h |
| Achat de matériel divers (cannes, petit matériel…) | 2h |
| Modification du règlement | 1h |
| Administratif journée post-Titis | 6h |
| Création et envoi des sondages | 3h |
| Rédaction d’articles et de compte-rendus | 2h |
| Réunions | 8h |
| E-mails du soir | 4h |
| Réponses mails divers | 1h |
| Réunions-tests CanneCounter | 2h |
| Réunion orga | 3h |
| Rédaction et publication d’un article | 1h |
| Recherches et rédaction mail hébergements | 4h |
| Encodage, horodatage et publication des vidéos sur CanneTV Replay | 4h |
Au total, cela représente 336 heures de travail bénévole, soit 42 journées de 8 heures. Afin d’estimer la valeur de ce travail et ainsi l’intégrer au bilan comptable, on peut le chiffrer en considérant qu’il a été effectué au pus faible taux horaire légal, à savoir un SMIC horaire de 10,57€. On obtient alors une somme de 3551,52€.
Si l’on rajoute le travail des bénévoles PENDANT la compétition (installation du gymnase, arbitrage, tournage de vidéos, DO, préparation des sandwich…) soit 15 personnes samedi pendant 10 heures et 11 personnes dimanche pendant 6 heures, nous arrivons à un total de 5834,64€.
Conclusion : les produits de la compétition tournant autour de 2000€, il nous serait impossible de financer les Titis Parisiens tels que nous les organisons actuellement sans ce travail bénévole.
Outils et fournisseurs
La technologie aidant, nous pouvons partager et simplifier beaucoup de nos supports de travail les uns avec les autres de manière rapide et pratique :
- Trello nous permet d’organiser les tâches, d’avoir en un coup d’oeil sur le tableau des tâches un aperçu rapide de ce qui a été fait, de ce qui reste à faire, de qui doit s’en occuper, etc.
- Pour les réunions/visioconférences nous utilisons Jitsi Meet qui ne nécessite pas de s’inscrire et qui permet de créer des salons de discussions simples et de plutôt bonne qualité
- Nous partageons beaucoup de documents (compte-rendus, budget…) via Google Drive pour que tout le monde puisse y avoir accès, ajouter, modifier des informations.
- Pour tout ce qui est de la création graphique, Photoshop, Gimp, Inkscape et OBS restent nos fidèles alliés.
- Enfin Facebook reste un incontournable pour sa messagerie instantanée et son partage de documents, même si en terme d’organisation (groupe interne, sujets à aborder…) j’ai préféré rapidement revenir sur Trello.
Il reste beaucoup de choses que nous ne sommes pas en mesure de faire nous-mêmes, nous passons donc pour cela par des fournisseurs :
- OnlinePrinters pour les affiches
- Camaloon pour les badges
- Boursier pour les cannes
- TrophéesDiffusion pour les médailles
Le mot de la fin
Cet article est ici terminé, j’espère qu’il aura pu vous apporter quelques informations sur l’organisation générale d’une compétition, quelques outils pour mieux mettre en place une compétition si vous êtes un jour amené à le faire, ou la preuve si besoin était que les bénévoles restent nécessaires à la mise en place d’un tel événement. Et dans le pire des cas vous vous serez renseigné sur les coulisses des Titis Parisiens. =)
